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企業為什么需要內部網
企業內部網可以避免徒勞地搜索公司信息,幫助小型企業增強內部通信,縮減成本和節約時間。
Kim Komando

我喜歡經營小公司的一個原因就是小企業能夠快速地反應。
決策不會因為層層管理而遲遲沒有結果。事實上,很多措施都是由各方圍繞會議桌開會而達成共識的。 但是,到了一定的時候,當企業壯大起來,這種圓桌會議就不能適應需要了。您需要與公司的其他人進行持續、可靠和安全的通信,以確保企業穩鍵成長。這時您就需要企業內部網了。

企業內部網類似于網站,它使用 互聯網 協議,但是,它是一家公司內部專用的網絡。(“外部網”也是專用的網絡,但是訪問權限可以擴大到指定的客戶、伙伴和(或)其他人。)

許多大公司都使用 企業內部網。當您有 1 萬名或更多的員工時,信息傳達就成為一項艱巨的任務。企業內部網 可以幫助您解決這個令人頭痛的問題。

我聽到你在說:“我還沒有接近 1 萬名員工!”。我可以給您三大理由,說明小型企業應該投資建立企業內部網的必要性。理由是:
1. 多人通訊是一件痛苦的事情。
即使很小的企業也會有通信問題。在很多人在圍繞咖啡壺閑談時,想知道發生了什么事。隨著消息傳開,消息的原意也變了,這會讓員工接到錯誤的消息或者導致不滿。如果您有遠程辦公的員工、不在現場的工人或者經常出差的員工,或者您的公司是“虛擬的”公司,通信問題將變得至關重要。

為了使企業運轉成功,各方面都必須清楚的了解公司的目標。長期目標或短期目標都不能只限于在高層管理會議上討論。這是每個人的事,每個人都需要奮力邁向共同的目標。

企業內部網 是發布每周報告、備忘錄和目標的絕好之處。每一個員工都能夠看到同樣的內容。

Toby Ward 是 企業內部網咨詢公司 Prescient Digital Media 的總裁,他注意到,即使是幾個人的小公司也可以從企業內部網上受益。即使您沒有遠程辦公的人員,您的銷售人員或顧問也不可能始終呆在辦公室。

建立 企業內部網 可以通過留言板、即時通訊或者聊天室來完成。怎么做?

讓我們舉個例子。您有三個人的銷售團隊,他們必須進行下個財政年度如何增加銷售的陳述。

他們進了會議室,吃吃比薩,喝喝咖啡,會議拖延幾個小時。第一場會議變成了三個小時的自由觀點交流會。第二場會議從總結第一場會議的觀點開始,與會人員再次商討為什么這樣做或不這樣做的問題。到了第三或第四場會議,五個人提出了一些建議。
但是,如果在開會的前幾天使用企業內部網的話,事情會簡單些。事先就可以進行討論。與會者本來在銷售會議之前可以更加集中地討論問題。

2. 時間就是金錢
沒錯,這是陳詞濫調。但用在這里最恰當不過了。

企業內部網讓您可以公布重要的信息,讓所有的員工都可以看到。即使發布人力資源信息可以。我的一位員工說,他之前的那家公司的員工花了 45 分鐘去打聽感恩節之后的一天是否為有薪假期。人事經理不在,其他人都不知道。

公布日歷、公司制度和公司福利是一個很好的開始。他們浪費的時間減少了。但是企業內部網的作用在于公布基本的信息。企業內部網 的美妙之處在于它的互動性。

您可以通過交互式表單節省時間(和減少困境)??梢鑰燜?、有效地處理請假、提供訂單、更改福利等等。

確保您的 企業內部網遵循好的設計原則。您不能只是在上面堆了一大堆資料,希望人們可以找到。組織企業內部網 時要盡可能使它用戶界面友化。我們的目的是盡量節省時間,而不是折磨人。

3. 它比電子郵件好
您可能在想:“為什么人事部的人員不能通過電子郵件將表格發給我?”或者“我與員工通過會議和公告欄上的公告溝通得很好?!?br> 根據 Ward 的意見,通過電子郵件發送同一個文檔或演示稿的多個版本可能會引起混淆,并且有時信息會超負荷。

我們再以剛才的同一個銷售小組為例。他們已經決定了增加銷售的三個重要的方法。他們現在一起設計了 PowerPoint 演示文稿。
三個人共同處理同一個 PowerPoint 文件可能會產生慘重的后果。我現在聽到這樣的叫聲:“誰有最新的版本?”“Johnson,您給了我錯誤的數據,我想我們已經調整了數據?!鋇鵲?。

通過使用同一個 企業內部網,人們可以使用共享的文件,并且有一個集中的地點放置最新的文件。

這還有助于節省服務器上的空間。它看起來是小事一樁,但是每個人的計算機上有各種文件的各種版本,就會占用相當大的空間。

如何著手建立企業內部網
在您建立企業內部網 之前,請您務必明白希望企業內部網能夠為您做什么,清楚地知道員工如何使用 企業內部網。最后,遵循良好的設計原則。如果需要五六次點擊,才能找到請假單,那就太復雜了。

您還必須決定是否要建立自己的解決方案。顧問可以根據您的要求建立企業內部網。它將體現您指定的感觀與設計原則。

還有一些軟件包(例如 Windows SharePoint Services)可以讓您使用其他人的模板,自己定制和設計幾乎所有的內容。Windows SharePoint Services 是作為 Windows Server 2003 操作系統的一部分提供。它讓小組成員(甚至是供應商和客戶)能夠公布文件、參與討論、鏈接到動態網絡內容以及更新公告。由于 Microsoft Office 2003 應用程序直接與系統融為一體,因此您可以共享 Word 文檔,而不要退出 Microsoft Word,工作人員還可以在應用程序中聊天。

一些軟件包(例如 Instant Intranet Builder)使用 Microsoft Access 作為核心數據庫。它們集合了鏈接機制,以便創建實際的企業內部網。您不需要專業的 IT 人員建立和維護 企業內部網。根據公司的規模,整個軟件包的費用可以小到每個月每人 5 美元。
一定會有不利的方面,對吧?

為了使企業內部網可以供員工使用,您需要專人來設計和維護內容。要能做到不斷更新的信息。您如何分配這些任務取決于公司的規模。如果您的公司只有 10 個人,一個人就足以維護信息了。

如果您的公司很大,可能需要在部門之間分別負責內容更新。不管公司的規模如何,在計劃安排員工時必須事先考慮到維護時間。記住,我們在跟計算機打交道,所以不會象我們希望的那樣順利。

您還必須花時間培訓員工。您甚至要花時間說服老頑固使用 企業內部網。一旦系統開始工作并投入運行,每個人都能看到,投資回報將相當的大。